راهنمای برگزاری و مدیریت جلسات کاری

همه فکر می‌کنند که برگزاری جلسات کاری راحت است اما آمارها نشان می‌دهد که اکثریت افراد مهارت پایینی در مدیریت جلسات دارند و خیلی‌ها از آن فراری‌اند.

مارک کوبان، کار‏آفرین معروف در مصاحبه با مجلۀ Inc گفته است که:«تنها راهی که می‌توانید مرا در یک جلسه ملاقات کنید این است که برای من چک بنویسید.» نکته این جاست که ما کوبان نیستیم و راهی جز شرکت در جلسات نداریم. هرچند بیشتر ما از جلسات خوشمان نمی‌آید و از آن فراری هستیم اما گاهی برگزاری آن‌ها لازم است. در واقع مشکل جلسات، بی‌فایده بودنشان نیست، بلکه مشکل در شیوۀ مدیریت آن‌ها است.

فهرست مطالب

مدیریت جلسات از غارنشینی تا پشت میز نشینی

سوال اینجاست که جلسات چطور به شکل امروز درآمدند؟

به طور دقیق نمی‌توان گفت که اولین جلسه چه زمانی برگزار شد. شاید اولین جلسه به میلیون‌ها سال پیش برگردد، زمانی‌که تعداد انگشت‌شماری غارنشین دور یک آتش جمع شده بودند و دربارۀ اینکه آیا باید آهو شکار کنند یا گاومیش صحبت می‌کردند. چنین جلسات و گفتگوهایی احتمالاً برای میلیون‌ها سال در تمام تاریخ بشر وجود داشته‌اند. به عنوان مثال، در یونان باستان، هر شهر بزرگی یک آگورا داشت؛ یک بازار بزرگ که در آن صدها یا هزاران فروشنده برای فروش کالاهای خود به ساکنان محلی دور هم جمع می‌شدند. اگرچه آگوراها برای تجارت طراحی شده بودند، اما یکی از اثرات جانبی آن‌ها مکالمه بود. با این حال جلسات رسمی و سازمان‌دهی شده خیلی دیرتر شکل گرفتند. در حقیقت به عنوان یکی از ابزار کسب و کار، جلسات همیشه به شکل امروز نبوده‌اند.

آمارها و حقایقی دربارۀ جلسات کاری

معضل برگزاری جلسات کاری بی‌کیفیت در تمام دنیا وجود دارد و فقط مختص کشور ما نیست. بد نیست نیم‌ نگاهی به آمار جلسات داشته باشیم:

63٪ جلسات بدون هیچ‌گونه دستورجلسه‌‌ای برگزار می‌شود.
از هر سه نفر در جلسات یک نفر در حال چرت‌زدن است.
70 درصد از جلسات، کارمندان را از کار و تکمیل وظایف خود باز می‌دارد.
47٪ کارمندان معتقدند اولین روز هفته کاری، بدترین روز برای برگزاری جلسات کاری است.
جلسات بد هر ساله حدود 4۰۰ میلیارد دلار هزینه روی دست شرکت‌های آمریکایی می‌گذارد.
روزانه حدود 11 میلیون جلسه برگزار می شود، یعنی 55 میلیون جلسه در هفته و 220 میلیون جلسه در ماه برگزار می‌شود.
15درصد از زمان یک سازمان صرف جلسات می‌شود که از سال 2008 هر سال این مقدار افزایش می‌یابد.

انواع جلسات

قبل از برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسات کاری، باید نوع و هدف جلسه مشخص شود. جلسات بر اساس رسمیت، اهداف، تعداد افراد شرکت‌کننده و … می‌توانند انواع مختلفی داشته باشند. جلسات مختلف شبیه به مهره‌های مختلف بازی شطرنج هستند. همان‌طور که هر مهره‌ با حرکات منحصربه فرد خود به جلو بردن استراتژی بازی شطرنج کمک می‌کند، جلسات مختلف هم در پیشبرد بخش‌های مختلف کسب‌وکار کمک می‌کنند. بنابراین در این بخش به بررسی دو نوع کلی جلسات یعنی جلسات رسمی و غیررسمی می‌پردازیم:

جلسات رسمی:

چه چیزی باعث تفاوت یک جلسه‌ی رسمی با سایر جلساتی می‌شود که تیم شما برگزار می‌کند؟ در جلسات رسمی افرادی با نقش‌های تعریف شده مانند رئیس شرکت، مدیر اجرایی، مدیر بازاریابی، منشی جلسه و … شرکت می‌کنند. در تمام جلسات رسمی، صورت‌جلسه نوشته می‌شود و ساختار و موضوعاتی که باید به بحث و تصمیم‌گیری گذاشته شوند از قبل مشخص شده‌اند. جلسات رسمی، اعضای یک سازمان به ویژه مدیریت را در جریان تغییراتی که در سازمان اتفاق افتاده است، اقداماتی که انجام شده است، تصمیمات گرفته شده و… می‌گذارد.

انواع جلسات رسمی:

1. جلسه مدیریت (Management Meeting)

شاید متداول‌ترین جلسات رسمی، جلسات مدیریت باشد. این‌ جلسات باتوجه به نوع سازمان در فواصل زمانی مختلفی برگزار می‌شوند، اما معمولاً ماهانه یا فصلی هستند. در این جلسات، عملکرد هر بخش بررسی می‌شود و در مورد تصمیمات کلیدی، مانند پیاده‌سازی نرم‌افزار جدید یا استخدام یک عضو جدید در تیم مدیریت رای‌گیری می‌شود.

۲. جلسه هیئت مدیره (Board of Directors meeting)

هیئت مدیره یک شرکت در برابر سهامداران پاسخگو است و مسئولیت نظارت بر عملکرد شرکت را بر عهده دارد. مانند جلسات مدیریت، این جلسات در فواصل زمانی مختلف برگزار می شود، اما معمولا جلسات سه ماهه یا دوسالانه است. از آن جایی که افرادی که در این جلسات شرکت می‌کنند مسئولیت‌های زیاد و وقت کمی دارند بنابراین این جلسات باید به خوبی سازماندهی شده و بسیار ساختارمند باشد.

۳. جلسه سهامداران (Shareholders’ meeting)

مجمع سهامداران، جلسه‌ای است که همۀ افرادی ‌که منافع مالی در یک سازمان دارند در آن شرکت می‌کنند. این جلسات به مدیر سازمان فرصتی می‌دهد تا گزارشی از پیشرفت‌ برنامه‌ها ارائه کند و همچنین فرصتی را به سهامداران می‌دهد تا سؤالاتشان را از مدیریت بپرسند.

۴. جلسه استراتژی (Strategy meeting)

یک جلسۀ استراتژی ممکن است بخشی از یک جلسۀ مدیریت منظم باشد، اما اغلب، یک جلسۀ رسمی جداگانه است که سالانه یا فصلی بین رهبران یک سازمان برگزار می‌شود. هدف از این جلسه، تعیین استراتژی سازمان برای یک دورۀ زمانی (اغلب سالانه یا سه ماهه) است. سپس باتوجه به این استراتژی کلی، استراتژی بخش‌های مختلف سازمان مشخص می‌شود.

جلسات غیررسمی

برخلاف آنچه اکثر مردم فکر می‌کنند بخش بزرگی از جلسات را جلسات غیررسمی تشکیل می‌دهند. برای بررسی دقیق‌تر این موضوع بیایید ابتدا جلسات رسمی را تعریف کنیم و بعد از آن تعریفی داشته باشیم از جلسات غیر رسمی.

جلسه رسمی هر ملاقات از پیش تعیین شده بین دو یا چند نفر است که:

به منظور دستیابی به یک هدف مشترک و اعلام شده صورت می‌گیرد.
در تاریخ، زمان و مکان تعیین شده انجام می‌شود.
دستور جلسه مشخصی را دنبال می‌کند.
در صورت‌جلسه موضوعات، آرا و موارد اجرایی و تصمیم‌گیری‌ها ثبت می‌شود.

بنابراین، جلسۀ غیررسمی، جلسه‌ای تعریف می‌شود که بین دو یا چند نفر برگزار می‌شود و هیچ‌کدام از معیارهای بالا را ندارد. از اینجا متوجه می‌شویم که اکثریت بزرگی از جلسات کاری که برگزار می شود، جلسات «غیررسمی» است.

چرا جلسات غیررسمی نباید به حاشیه برود؟ هرچند جلسات غیررسمی به یک دستورجلسه‌ی سفت و سخت پایبند نیستند اما در فرهنگ‎ سازمانی نقش مهمی دارند.

انواع جلسات غیررسمی

جلسه طوفان فکری (Brainstorming meeting)

در جلسات طوفان فکری افراد مختلف سازمان دور هم جمع می‌شوند و ایده‌های خودشان را در مورد موضوعی مثل توسعه محصول یا برنامه‌ریزی یک کمپین بازاریابی جدید بیان می‌کنند. هدف از جلسۀ طوفان‌فکری رسیدن به ایده‌های جدید و متنوع است تا گزینه‌های روی میز را افزایش بدهند و در مورد آن‌ها به عنوان یک گروه هم‌فکری کنند. به این ترتیب هر ایده باعث جرقه‌زدن ایده‌ی دیگری می‌شود.

جلسه حل مسئله (Problem-solving meeting)

جلسات حل مسئله به کاهش موانع کمک می‌کنند. هدف اصلی این نوع جلسه، یافتن راه حل بهینه برای موضوع و چالشی است که سازمان با آن مواجه است. درجلسات حل مسئله، شرکت‌کنندگان دور هم جمع می‌شوند و تا حد امکان راه‌حل‌ ارائه می‌کنند. پس از مشخص شدن راه‌حل، باید تصمیم‌گیری شود که چه کسی بهترین راه حل را اجرا خواهد کرد. این مسئولیت را می توان به یک نفر واگذار کرد یا بین چند نفر از اعضای تیم تقسیم کرد. نتیجه این جلسه، در بسیاری از موارد، یک مسیر روشن به جلو استدر نهایت، یک جلسه حل مسئله‌ی موفق بدون شناسایی علت اصلی مشکل کامل نمی‌شود. درک اینکه چه چیزی این مشکل را ایجاد کرده است از تکرار آن جلوگیری می‌کند.

جلسه تیم‌سازی (Team-building meeting)
جلسات تیم‌سازی یعنی با برگزاری یک‌سری جلسات غیررسمی و در نظرگرفتن فعالیت‌ها و سرگرمی‌ها در محیط داخل یا خارج از محل کار مثل رستوران، پارک یا سینما فرصتی را برای اعضای تیم‌تان فراهم کنید تا با یک‌دیگر ارتباط بیشتری برقرار کنند. این ارتباط و گفتگو در مورد موضوعات کاری و غیرکاری است. در فعالیت‎‌ها و جلسات تیم‌سازی، اعضای یک سازمان شروع به درک نقاط قوت و ضعف همکارانشان می‌کنند. بسیاری از افراد برای انجام فعالیت‌ها و حتی سرگرمی‌هایی که در فرآیند تیم‌سازی در نظر گرفته شده‌‌اند از مناطق امن خود خارج می شوند. آن‌ها نقش هایی را بر عهده می‌گیرند که معمولاً در محل کار انجام نمی‌دهند. این فعالیت‌ها به مدیران کمک می‌کند تا با توانایی‌ها و ویژگی‌های مختلف کارکنانشان آشنا شوند. به طورمثال یک مدیر می‌تواند با دیدن کارمند ساکتش که در این فرآیندها به خوبی نقش یک رهبر را بازی می‌کند شگفت‌زده شود.
همان‌طور که سایمون سینک اشاره می‌کند:« یک تیم گروهی از افراد نیستند که با هم کار می‌کنند بلکه گروهی از افراد هستند که به هم اعتماد دارند.» جلسات غیررسمی تیم‌سازی فرصت خوبی برای آشنایی و شناخت بیشتر اعضای تیمتان از یک‌دیگر را فراهم می‌کند و آن‌ها را هم نزدیک‌تر می‌کند.

جلسه آبسردکن مجازی (virtual water cooler chat)

چگونه می‌توانید به کارمندان دورکارتان کمک کنید که بدون حضور در یک محیط کاری مشترک، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند؟ به کمک یک آبسردکن مجازی! آبسردکن مجازی همان نسخه‌ی به روز و آنلاین گفتگوهای آبسردکن است. این اصطلاح به این موضوع اشاره دارد که افراد در زمان‌های کوتاه استراحتشان اطراف آبسردکن محل کارشان جمع می‌شوند و در مورد مسائل کاری یا در مورد زندگی شخصی خود با هم صحبت می‌کنند. برای این‌گونه معاشرت‌ها در محل کار به یک آبسردکن واقعی نیاز ندارید. در زمان استراحت، زمان ناهار هنگام ریختن چای یا حتی گرفتن کپی می‌توانید با همکارانتان صحبت کنید. بنابراین حضور فیزیکی در محل کار، فرصت خوبی را برای برقراری ارتباط و گفتگوهای معمولی فراهم می‌کند. اما کارمندان دورکار چطور می‌توانند از مزایای تعامل با همکارانشان استفاده کنند؟ چگونه سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که کارکنان علیرغم دوری، فرصت‌های کافی برای ارتباط دارند؟ شما می‌توانید با برگزاری جلسات مجازی از طریق پلتفرم‌های مختلف یا ایجاد گروه‌های مجازی، فرصتی فراهم کنید تا کارمندانتان با هم گفتگوی مجازی داشته باشند و هم‌چنان در تعامل با یک‌دیگر بمانند.

مدیران مشهور دنیا جلسات‌شان را چطور مدیریت می‌کنند؟

بیایید سری به روش‌های مدیریت جلسات برترین مدیران دنیا بزنیم:

مدیریت جلسات به روش استیو جابز(مدیر عامل سابق اپل):

استیو جابز، مدیرعامل سابق اپل، جلسات را تا حد امکان کوچک نگه می‌داشت. او از جلساتی با تعداد شرکت‌کنندگان زیاد متنفر بود، زیرا عقیده داشت حضور مغزهای زیاد در یک اتاق مانع از سادگی کار می‌شود. یک بار جابز در یک جلسۀ هفتگی با آژانس تبلیغاتی اپل بود و از شخصی که تا پیش از آن به طور منظم در جلسات حضور نداشت پرسید که او کیست؟ سپس به پاسخ او گوش داد و مؤدبانه به او گفت: «برو بیرون! فکر نمی‌کنم در این جلسه به تو نیاز داشته باشیم». هنگامی که باراک اوباما، رئیس جمهور ایالات متحده از او خواست تا جلسه‌ای را با بزرگان حوزۀ فناوری برگزار کند، جابز نپذیرفت چون لیست مهمانان خیلی طولانی بود.

مدیریت جلسات به روش جف بزوس(موسس آمازون):

کسانی که در آمازون کار می‌کنند، بهتر است خودشان را آمادۀ بحث و جدل کنند. چون هیچ سازشی در کار نیست و تمام راه‌حل‌ها و دلایل قبل از تصویب شدن به چالش کشیده می‌شوند. یکی از اصول رهبری کسب‌ و کار در آمازون می‌گوید: رهبران موظفند با احترام، تصمیمات را به چالش بکشند، حتی زمانی که انجام این کار ناراحت کننده یا خسته کننده است. اما به محض این که تصمیمی گرفته شد، باید کاملاً نسبت به انجام آن متعهد شوند.

مدیریت جلسات به روش آلفرد اسلون(مدیر عامل جنرال موتورز):

مدیر عامل افسانه‌ای جنرال موتورز، کم‌تر صحبت می‌کرد و بیشتر اقدام می‌کرد. یادداشت‌‌برداری حین جلسات یکی از ابزارهای اسلون بود. پس از هر جلسۀ رسمی، اسلون یک یادداشت به همراه یک برنامۀ اجرایی برای افراد می‌فرستاد. پیتر دراکر در این باره می‌گوید: اسلون بلافاصله یادداشت کوتاهی خطاب به یکی از شرکت کنندگان در جلسه می‌نوشت. او در آن یادداشت، خلاصۀ بحث و نتیجه‌گیری‌های جلسه و هر تکلیف کاری را که در طول آن مشخص شده بود حتی زمان برگزاری جلسه دیگری در مورد یک موضوع مشخص را به طور کامل یادداشت می‌کرد. نهایتا بعد از تعیین کردن مهلت و فردی که قرار بود پاسخگوی این تکلیف باشد یک نسخه از یادداشت را برای همۀ کسانی که در جلسه حضور داشتند می‌فرستاد.
دراکر استدلال می‌کند که این یادداشت‌ها اسلون را به یک «مجری فوق‌العاده مؤثر» تبدیل کرده بود.

مدیریت جلسات کاری به روش اپرا وینفری:

اپرا وینفری تا حد امکان جلسات کمتری را برنامه‌ریزی و در آن‌ها شرکت می‌کند. او یک بار 20 دقیقه گفتگوی تلفنی را صرف کرد تا کورتا اسکات کینگ را متقاعد کند که با او ملاقات حضوری نداشته باشد.

۳ روش موثر برای برگزاری جلسات کاری

بسیاری از افراد با خودشان می‌گویند چرا باید زمان زیادی را به فعالیتی اختصاص بدهند که بی‌نتیجه است؟ توصیه‌های بسیار زیادی در مورد نحوۀ اجرای جلسات وجود دارد که البته بیشتر آن‌ها بی‌فایده هستند. پس چطور مدیران ارشد می‌توانند تصمیمات و نتایج بهتری را از جلساتشان بگیرند؟

خبر خوب این است که پاتریک لنچونی که نویسنده و مشاوری معتبر در حوزۀ رهبری و کار تیمی است کتابی درمورد مدیریت جلسات نوشته است. این کتاب با عنوان فارسی «فرار از جلسه» در سال 1400 توسط انتشارات آریاناقلم منتشر شده است. او در کتاب فرار از جلسه، ابتدا در قالب داستانی پرکشش از اهمیت جلسات اثربخش صحبت می‌کند و در ادامه راهکارهایی کاربردی برای برگزاری این‌گونه جلسات ارائه می‌کند. در این‌جا به برخی روش‌های او در برگزاری یک جلسه کاری اثربخش اشاره می‌کنیم.

مشکل واقعی جلسات چیست؟ این پرسشی است که پاتریک لنچونی در کتاب فرار از جلسه مطرح می‌کند و سعی می‌کند به آن پاسخ بدهد. از نظر او جلسات دو مشکل اساسی دارند. اول اینکه جلسه کسل‌کننده است. لنچونی می‌گوید: «جلسه، قطعا یکی از عذاب‌آورترین فعالیت‌های فرهنگ کسب‌وکار مدرن است. علاوه بر آن، وقتی در نظر بگیریم که اغلب این افرادی که به‌ سختی این جلسات را پشت سر می‌گذارند، قطعا کارهای دیگری برای انجام دارند، این عذاب چند برابر می‌شود.»

مشکل دوم، این است که جلسات بی‌تأثیرند. برای اینکه جلساتمان تأثیرگذارتر شوند، به چند نوع جلسه نیاز داریم، هم‌چنین باید به وضوح اهداف، شکل و زمان مختلف این جلسات را مشخص کنیم.

1. به جلسه‌تان هیجان بدهید

پاتریک لنچونی معتقد است شرکت در جلسات حتی می‌تواند از تماشای فیلم هم جالب‌تر باشند. چون قبل از هر چیز، جلسه تعاملی است، اما فیلم نه. در جلسه می‌توانید حرف کسی را قطع کنید و بگویید «به نظرم باید در تصمیمت تجدید نظرکنی» اما نمی‌توانید بازی بازیگر رو ی صفحۀ نمایش را قطع کنید و بگویید «وارد خانه نشو، احمق! سر خودت را به باد میدهی.»! وقتی به سینما می‌روید، مشاهده‌گری منفعل هستید، نه یکی از شرکت‌کنندگان. دوم اینکه جلسه با زندگی‌مان ارتباط مستقیم دارد، اما فیلم نه. با این حال بیشتر افراد هنوز هم تماشای فیلم را به شرکت در جلسه ترجیح می‌دهند. چون فیلم‌نامه‌نویس می‌داند چطور به داستان شاخ و برگ بدهد. بنابراین مدیران هم باید طی ده دقیقۀ اول جلسه شوک کوچکی را به افراد وارد کنند تا خوب بفهمند پای چه چیزی در میان است و ارزشش را درک کنند. برای این کار ممکن است نیاز باشد رهبر خطرهای تصمیم‌گیری بد را برای افراد روشن کند یا بر تهدیدی از جانب رقبا که بر آن‌ها سایه انداخته است، تأکید کند.

۲. افراد حاضر در جلسه را وارد گفت‌و‌گو کنید.

هنگامی که تیمی از افراد باهوش دور هم جمع می‌شوند تا دربارۀ مسائل مهم صحبت کنند، مخالفت هم طبیعی و هم ثمربخش است. حل کردن این مسائل است که جلسه را ثمربخش، جذاب حتی به نوعی سرگرمی تبدیل می‌کند.

اجتناب از مسائلی که ارزش مباحثه و مخالفت دارند، نه تنها جلسه را کسل‌کننده می‌کند، بلکه بدون شک به حل نشدن مسئله منجر می‌شود که این هم قطعا باعث احساس استیصال می‌شود. اتفاقا این استیصال، اغلب، بعدا در قالب کشمکش شخصی بی‌ثمر بروز پیدا می‌کند.

۳. تمام موضوعات را در یک جلسه بررسی نکنید.

اغلب مدیران و رهبران سازمان‌ها برای صرفه‌جویی در زمان تصمیم می‌گیرند تا فقط یک جلسۀ بزرگ با کارمندانشان داشته باشند که هر هفته یا هر دو هفته یک بار برگزار می‌شود. و به این شکل هر نوع مسئله‌ای را که به بحث نیاز دارد، در یک جلسه بررسی کنند. در این مدل جلسات شرکت‌کنندگان به مدت سه یا چهار ساعت در سالنی می‌نشینند و دربارۀ همه چیز بحث می‌کنند استراتژی فروش، سیاست هزینه‌ای، برنامۀ تقدیر از کارمندان، بودجه، برندسازی. متأسفانه، این کار فقط باعث می‌شود جلسه برای همه بی‌تأثیر و نامطلوب باشد. راهکار پاتریک لنچونی برای این موضوع برگزاری چهار جلسۀ متفاوت با اهداف متفاوت است که هرکدام کارکرد مهم و منطقی‌ای داشته باشد. این چهار جلسه عبارتند از جلسۀ اعلام برنامۀ روزانه، جلسۀ تا کتیکی هفتگی، جلسۀ استراتژیک ماهانه، بررسی‌های فصلی خارج از شرکت. او در ادامه روش‌های برگزاری هر کدام از این جلسات را توضیح می‌دهد.

از دستور جلسه غافل نشوید!

داشتن دستور جلسه مهم است چون به شما کمک می‌کند تا تمرکزتان روی موضوعات مهم را از دست ندهید. یک دستور جلسۀ خوب به شما کمک می‌کند تا مواردی که باید در مورد آن تصمیم‌گیری کنید را از قلم نیندازید.

دستور جلسه چیست؟

دستور جلسه لیستی از موضوعات یا فعالیت‌هایی است که قصد دارید در طول جلسه به آن‌ها بپردازید و در مورد آن‌ها گفتگو و هم‌فکری کنید.

هدف اصلی دستور جلسه این است که به شرکت‌کنندگان، یک دید کلی و واضح از ساختار جلسه ارائه کند. به اشتراک گذاشتن این اطلاعات با شرکت‌کنندگان می‌تواند به ‌آن‌ها کمک کند تا با آمادگی و یک پیش‌زمینۀ ذهنی در جلسه حاضر شوند.

دستور جلسه شامل چه چیزهایی است؟

هر دستور جلسه‌ای به طور معمول شامل موضوعات گفتگو، سخنرانان و جدول زمانی است که این موضوع به مدیر جلسه کمک می‌کند تا کنترل جلسه را در دست داشته باشد.

چطور یک دستور جلسه بنویسیم؟

هدف جلسه را مشخص کنید

قبل از شروع جلسه، از خودتان بپرسید چرا روی برگزاری این جلسه پافشاری می‌کنید. زمانی‌که هدفتان از برگزاری یک جلسه را مشخص می‌کنید کنترل اوضاع را در دست دارید. هنگام تعیین هدف اصلی جلسه، سعی کنید تا حد امکان هدفی واقعی را انتخاب کنید که در مدت زمان مشخص قابل دستیابی باشد.

از شرکت‌کنندگان در جلسه نظر بخواهید

قبل از نوشتن دستور جلسه، از شرکت‌کنندگان بخواهید تا نظرشان در مورد موضوعاتی که می‌خواهند در جلسه مطرح شود را به اشتراک بگذارند. این موضوع به شما کمک می‌کند تا افرادی در طول جلسه مشارکت و تعامل بیشتری داشته باشند. بعد از تهیه فهرستی از ایده‌ها، سوالات و نظرات شرکت‌کنندگان در جلسه، حالا می‌توانید این لیست را مرور کنید و تصمیم بگیرید که کدام موارد برای شما اولویت دارند و می‌خواهید در جلسه به آن‌ها بپردازید.

وظایف هر فرد را مشخص کنید

پس از بررسی مواردی که می‌خواهید در جلسه مطرح شود حالا می‌توانید فهرستی از وظایف هر فرد و یا اقداماتی که بعد از جلسه باید صورت بگیرد را مشخص کنید. هنگام تعیین وظایف افراد بهتر است هدف اصلی خود را مرور کنید. در نظر بگیرید که چه گام‌های کوچکی می‌توانید بردارید تا به شما در رسیدن به هدف اصلی کمک کند.

زمان حدودی هر موضوع را تخمین بزنید

در این مرحله می‌توانید زمان حدودی که می‌خواهید به هر موضوع اختصاص بدهید را تخمین بزنید. این موضوع به شما کمک کند که زمان کافی برای پوشش دادن همۀ موضوعات ضروری را داشته باشید و از زمان جلسۀ خود به شکل بهینه استفاده کنید. هم‌چنین به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا نظرات و سؤالات خود را متناسب با چارچوب زمانی تنظیم و مطرح کنند.

مشخص کنید چه کسی هر موضوع را رهبری می‌کند

برخی از جلسات چندین سخنران یا ارائه‌دهنده دارند. به عنوان مثال، ممکن است مدیران بخش‌های مختلف در مورد اهداف یا اطلاعات واحد خود صحبت کنند. اگر قصد دارید افراد دیگری در طول جلسه در مورد موضوعات صحبت کنند، می‌توانید اسامی آن‌ها را مشخص کنید.

هر جلسه را با یک بررسی به پایان برسانید

در پایان جلسه، زمانی را برای مرور روی موضوعات مطرح شده در نظر بگیرید. این موضوع به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا بهتر متوجه شوند که چه تصمیماتی گرفته شده و چه اقدامات و وظایفی را باید انجام بدهند. شما می‌توانید این موضوع را به عنوان آخرین مورد به دستور جلسۀ خود اضافه کنید.

نکاتی برای نوشتن دستور جلسه

برای نوشتن یک دستورجلسه موثر، این نکات را دنبال کنید:

دستورجلسه را کمی قبل از برگزاری جلسه با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید.
در دستور جلسه نکات اصلی را به‌طور خلاصه بیان کنید. در طول جلسه می‌توانید موارد را با جزئیات بیشتری بررسی کنید.

چه مواردی در دستور جلسه نوشته می‌شود؟

هر شرکت و سازمانی می‌تواند دستورجلسۀ ویژۀ خود را داشته باشد. در این‌جا به برخی از مواردی که در اکثر دستورجلسات نوشته می‌شوند اشاره می‌کنیم:

موضوع و عنوان جلسه
تاریخ، زمان و ساعت برگزاری جلسه
مکان برگزاری جلسه: اگر یک جلسه آنلاین را رهبری می‌کنید، لینک پلتفرم آنلاین را اضافه کنید.
اهداف: در بخشی با عنوان اهداف یا اهداف، می توانید هدف اصلی جلسه و آنچه را که امیدوارید در طول مکالمه به دست آورید را بنویسید.
موارد دستورجلسه: سپس می توانید هر مورد دستور کار را که ممکن است یک کار یا مکالمه باشد فهرست کنید. در صورت لزوم، می‌توانید بازه زمانی هر نقطه و افرادی که ارائه می‌دهند را درج کنید.
فضای بازبینی: همچنین می‌توانید یک برنامه‌ریزی بخش برای بررسی یا بحث‌های بیشتر اضافه کنید.

جمع بندی

در این مقاله سعی کردیم در ابتدا آمارهایی درباره برگزاری و مدیریت جلسات ذکر کنیم و در ادامه به تشریح انواع روش‌های برگزاری جلسات کاری و چالش‌های مدیریت جلسات بپردازیم و در پایان راهکارهایی برای برگزاری جلسات اثربخش به شما ارائه کنیم. امیدواریم این راهکارها به شما کمک کنند تا به جای فرار از جلسات، آن‌ها را بهتر برگزار و مدیریت کنید.

نوشتهٔ محدثه خانی