امروزه در محل کار، بازخورد دادن در بهبود روحیه، همسویی در تیم‌ها، حل مسائل و افزایش سودآوری نقشی حیاتی دارد. بازخورد ابزاری برای کمک به تغییرات رفتاری در محیط کار است.
سازمانها سالانه میلیاردها دلار هزینه می‌کنند تا نحوۀ بازخورد دادن مؤثرتر را به سرپرستان، مدیران و رهبرانشان آموزش دهند. بازخورددهندگان یاد می‌گیرند که اگر بازخوردشان با مقاومت روبه‌رو شد، روی حرفشان پافشاری کنند. با این حال اگر بازخوردگیرنده تمایل یا توانایی درک بازخورد را نداشته باشد، هرچه هم پافشاری کنید یا بازخورد را با مهارت بیان کنید فایده‌ای ندارد.
فرقی نمی‌کند بازخورددهنده تا چه حد اختیار یا قدرت داشته باشد، افسار امور در دست بازخوردگیرندگان است که چه چیزی را بپذیرند و چه چیزی را نپذیرند، برداشتشان از آنچه می‌شنوند چه باشد و آیا می‌خواهند تغییر کنند یا نه.
از طرفی ارائۀ بازخورد مثبت نیز به همان اندازۀ نقد سازنده لازم است. در این مقاله، توضیح می‌دهیم بازخورد مثبت چیست، چطور آن را تبادل کنیم و استفاده از بازخورد مثبت در محیط کار چه مزیت‌هایی دارد.
بازخورد مثبت چیست؟
بازخورد مثبت پیامی است که نقاط قوت، دستاوردها یا موفقیت‌های فردی دیگر را تصدیق می‌کند. تبادل بازخورد مثبت برای همه سودمند است. با اینکه شاید به نظر برسد ارائۀ بازخورد جزو وظایف مدیران است، باید بازشناختن نقاط قوت همکاران را نیز در اولویت قرار داد، زیرا این امر آنها را در شناخت و تقویت مهارت‌های‌شان یاری می‌دهد، زمینه‌های لازم را بهبود می‌بخشد و حس کلی مثبتی را در محیط کار برقرار می‌کند.
ارائۀ بازخورد مفید
برای اینکه بازخوردی مثبت (یا منفی) اثربخش باشد، باید قبل از مطرح شدن کاملاٌ تمام جوانبش را سنجید. اگر در موقعیتی هستید که بازخورد مثبت بدهید فکر کنید چطور می‌توانید جزئیات دقیقی را به مخاطب انتقال بدهید تا او دقیقاً به علت بی‌نظیر بودن کارش پی ببرد. مورد زیر مثال خوبی از ارائۀ بازخورد مثبت و مفید است:
«ارائه‌ات عالی بود! استدلالت را با داده‌ها تقویت کردی و تحلیلت هم خلاقانه بود، هم درست. مخاطب نیز به مهارت‌های ارائه‌ات واکنش مثبتی داشت، زیرا اطلاعات را به روشی واضح و جالب مطرح کردی و انتقال دادی.»
در این مثال، جزئیات دقیقی را از نحوۀ ارائۀ همکارتان به او می‌دهید و او می‌تواند در آینده آنها را به‌کار بگیرید؛ همکارتان این‌طور جمع‌بندی می‌کند که:
- استدلالش را با داده‌های قوی تقویت کرده است.
- داده‌هایی که برای تحلیل خود استفاده کرده مناسب بوده است.
- ارائه‌اش قوی بوده و نظر مخاطب را جلب کرده است.
اگر به جای این، بازخورد مبهمی می‌دادید، همکارتان متوجه نقاط قوت ارائه‌اش نمی‌شد و درنتیجه، نمی‌دانست در ارائه‌های بعدی خود کدام کارش را ادامه بدهد و کدام را نه.
چطور بازخورد مثبت بدهیم
با اینکه بازخورد باید مختص فرد و موقعیت باشد، چند روال مطلوب هست که می‌توانید برای بازخورد دادن مدنظر داشته باشید:
- هرگاه امکانش بود، رفتار مثبت را به نتایج کسب‌وکار پیوند بدهید.
- بازخوردتان در مورد کاری را در زودترین زمان ممکن بدهید.
- اگر ممکن و مناسب بود، بازخورد مثبت را در جمع بگویید.
- تا حد ممکن دقیق و جزئی بازخورد بدهید تا طرف مقابل بتواند بازخورد مثبت را در موقعیت‌های آتی به‌کار بگیرید.
- به‌دفعات و برای مسائل بی‌اهمیت بازخورد مثبت ندهید تا ارزش آن حفظ شود.
- با رفتار یا لحن تکبرآمیز بازخورد مثبت ندهید و هنگام ارائۀ بازخورد مثبت به مافوق خود درایت به خرج بدهید.
اگر مدیر هستید، برای ارائۀ بازخورد مثبت، منتظر بازبینی عملکرد سالانۀ کارمند نمانید. درعوض، تصمیم بگیرید مرتب بازخورد مثبت و سازنده بدهید تا انگیزه و مشارکت کارکنان حفظ شود.
مزیت‌های بازخورد مثبت
با اینکه برخی افراد با دریافت بازخورد سازنده رشد می‌کنند، تأکید صرف بر بازخورد منفی یا سازنده روحیه را تضعیف می‌کند، بهره‌وری را کاهش می‌دهد و در لایه‌های پنهانی، به کارکنان این احساس را می‌دهد که قدرشان دانسته نمی‌شود یا تأثیری در کار ندارند. درنتیجه، ارائة منظم بازخورد مثبت در محیط کار سودمند است، زیرا مزیت‌هایی را برای کارکنان، تیم و به‌طورکلی، سازمان به ارمغان می‌آورد.
1.بازخورد مثبت مشارکت را بالا می‌برد
بازخورد دادن دربارۀ کارهای درست افراد، مشارکت در کار و مشارکت با همکاران را بالا می‌برد. به‌راحتی در میان گذاشتن ایده‌های جدید و بیان کردن مشکلاتی که لازم است حل شوند ازجمله مزیت‌های مشارکت بالا محسوب می‌شود.
2.بازخورد مثبت استاندارد مشخصی را در کار حفظ می‌کند
تبادل بازخورد مثبت در جهت استانداردهای سازمان به شما و همکاران‌تان کمک می‌کند کیفیت کار و رفتار موردانتظار کارفرمای خود را حفظ کنید. این امر کمک می‌کند با موفقیت نقش خود را ایفا کنید و مسیر افزایش حقوق و ترفیع را هموار سازید.
3.بازخورد مثبت عملکرد را بهبود می‌بخشد
حتی اگر همین حالا هم عملکردتان بالا باشد یا در سطح مدیریت باشید، بازخورد مثبتْ مهارت‌ها و ویژگی‌های مشخصی را بهبود می‌بخشد. بهبود عملکرد بهره‌وری را افزایش می‌دهد و ثمراتی را برای حرفه و سازمان‌تان به ارمغان می‌آورد.
4.بازخورد مثبت مقرون‌به‌صرفه است
ایجاد محیطی حمایتی و مثبت بهره‌وری را افزایش و اختلاف میان اعضای تیم را کاهش می‌دهد. این دو عامل با هم در نتیجۀ بازخورد مفید و مستمر بین همکاران، و بین سرپرستان و زیردستان مستقیم به صرفه‌جویی در هزینه‌ها منجر می‌شود.
ارائۀ نقد سازنده
قطعاً بازخورد مثبت لازم است، اما همچنین باید شرایطی را فراهم کنید که دیگران متوجه شوند چطور می‌توانند آن دسته از مهارت‌ها و ویژگی‌هایی را که به موفقیت در حرفه‌شان کمک می‌کند بهبود ببخشند. باوجوداین، برعکس بازخورد مثبت، دانستن زمان و روش مناسب برای ارائۀ نقد سالم، دشوار است. موارد زیر چند نکته برای ارائۀ نقد سازنده است:
1.«بازخورد ساندویچی» ندهید
نقد منفی باید سازنده باشد. مطمئناً می‌توانید جملة مثبتی بگویید تا مطمئن شوید که طرف مقابل بر عملکرد خوب خود واقف است، اما قبل و بعد از نقدتان از او تعریف نکنید. ممکن است این کار بازخوردی مفید و مهم را از نظر مخاطب کم‌رنگ کند. درعوض، با کارهای خوب‌شان سر صحبت را باز کنید و با ذکر نظرتان در مورد چگونگی بهبود گفتگو را خاتمه بدهید.
2.مفید و سازنده بازخورد بدهید
برخلاف بازخورد منفی، نقد سازنده کمک می‌کند کارمند بداند چه‌چیز را باید بهبود ببخشد و چرا این بهبودها اهمیت دارند. نقد سازنده هم حاوی ایراد است هم راه‌حل. به این ترتیب، تصویر واضحی از نحوۀ بهبود برای کارمند ترسیم می‌شود.
برای مثال، اگر کارکنان دائماً در ایمیل‌های خود غلط املایی داشته باشند، به جای اینکه فقط به آنها بگویید دیگر اشتباه نکنند، برای‌شان توضیح بدهید که چرا ارسال ایمیل بدون غلط اهمیت دارد. یک مثال بزنید و تصریح کنید که چرا باید قبل از ارسال پیام، غلط‌ها را اصلاح کنند. حتی می‌توانید به آنها کمک کنید برنامه‌ای طرح کنند تا املای‌شان بهتر شود و غلط‌های تایپی را اصلاح کنند.
3.بازخورد منفی باید استثنا باشد نه قاعده
ارائۀ بازخورد سازنده و مستمر بخشی لازم و خوب در کار است، اما منفی‌نگری، گلایه و همیشه انتقاد کردن ممکن است اوضاع را خراب کند. یک راه برای اجتناب از این امر این است که با هر نظر منفی که مطرح می‌کنید یا به گوش‌تان می‌خورد، از چیزی تعریف کنید یا بازخورد مثبتی بدهید.
4.بازخورد منفی را در ایمیل یا چت‌باکس مکتوب نکنید
تقریباً همیشه بهتر است نقد سازنده حضوری مطرح شود. امکان برداشت اشتباه از پیام‌های مکتوب بیشتر است، زیرا طرف مقابل لحن شما را نمی‌شنود یا حالت‌های چهره‌تان را نمی‌بیند.
5.به بهانۀ اینکه دل‌تان را خالی کنید بازخورد منفی ندهید
نقد سازنده فقط باید در حکم روشی برای تشویق دیگران به بهبود و رشد در حرفه‌شان به‌کار برود. درنتیجه، بازخوردتان را به هیچ‌کس دیگری جز خودشان نگویید.
6.بازخوردتان را با مثال‌های مشخص توضیح بدهید
چه به زیردستی مستقیم و چه به همکاری بازخورد بدهید، همیشه بهترین راه این است که انتقادتان را در حیطۀ خود به کار ببندید. اگر خودتان نیز در همان چیزی که به دیگران می‌گویید اصلاح کنند ضعف دارید، بازخوردتان دروغین و غیرقابل اعتماد به نظر می‌رسد.
7.خودتان هم پذیرای بازخورد گرفتن باشید
از آنجایی‌که شاید دریافت نقد سالم دربارۀ کار گاهی دشوار باشد، دقیقاً همان‌گونه که بازخورد دادن را تمرین می‌کنید، باید شنیدن و پذیرفتن بازخورد را نیز تمرین کنید. این کار کمک می‌کند مهارت‌های‌تان را بهبود ببخشید و در طول زمان در حرفۀ خود موفق عمل کنید.
8.قبل از ارائۀ بازخورد سازنده اجازه بگیرید
ابتدا همیشه برای ارائۀ بازخورد سازنده اجازه بگیرید، مگر اینکه مشخصاً از شما خواسته شده باشد بازخورد بدهید یا طرف مقابل زیردست مستقیم‌تان باشد. این کار اعتماد می‌آورد و طرف مقابل را برای گفتگو آماده می‌کند.
نکاتی دربارۀ بازخورد مثبت که باید به ذهن بسپارید
چه با بازخورد مثبت سروکار داشته باشید و چه منفی، لازم است شفاف و مختصر حرف بزنید. چند نکتۀ دیگر دربارۀ ارائۀ اثربخش بازخورد عبارت است از:
✔️ سر بزنگاه بازخورد بدهید. بازخورد باید بی‌درنگ گفته شود تا اثر کند. هرگاه دیدید کسی کار خوبی می‌کند، به محض اینکه وقت و ظرفیت ذهنی لازم برای پذیرفتن کامل بازخوردتان را داشت، به او بگویید.
✔️ بگذارید بازخورد مثبت، مثبت بماند. کاملاً مقبول است که فقط بازخورد مثبت بدهید. به عبارت دیگر، فکر نکنید باید تا وقتی که نقدی سازنده در چنته داشته باشید، برای ارائۀ بازخورد مثبت صبر کنید.
✔️ دقیق باشید. همیشه دقیق بازخورد بدهید تا مخاطب متوجه شود چه کاری را باید ادامه بدهد.
✔️ دستاوردها را به همه نشان بدهید. بازخورد مثبت را حضوری و بازخورد منفی را در خلوت مطرح کنید. اگر مناسب بود، در جلسات تیم یا ایمیل‌های گروهی کارکنان از کار خوب کارمندی قدردانی کنید.
فارغ از موقعیت خود در حرفۀ فعلی‌تان، باید اهمیت بازخورد مناسب و مثبت را نیز بدانید. بر تبحر یافتن در ارائة بازخورد تمرکز کنید تا محیط کاری مثبت، سازنده و حمایتی خلق کنید یا در آن سهیم شوید.
معرفی کتاب
کتاب از بازخوردت متشکرم
کتاب «از بازخوردت متشکرم» توضیح می‌دهد که به جای اینکه اثبات کنید دیگران دارند دربارۀ شما اشتباه می‌کنند سعی کنید آن بخشی از بازخوردشان را که درست است بپذیرید و برای ببهبود خود از آن استفاده کنید. همچنین توضیح می‌دهد که چطور با بازخوردهایی که می‌گیرید مواجه شوید و به آنها واکنش مناسبی نشان دهید. فرقی نمی‌کند آن بازخورد خوب باشد یا بد، درست باشد یا غلط، همراه با شوخی باشد، از سر دلسوزی باشد یا از سر سنگدلی.
ترجمۀ مریم سربندی فراهانی
منبع:
https://au.indeed.com/career-advice/career-development/importance-of-positive-feedback